Die zwei größten Fehler in der Kommunikation mit Schuldnern

Die zwei größten Fehler in der Kommunikation mit Schuldnern – und wie man sie vermeidet

Die Kommunikation mit Schuldnern ist ein sensibles Thema, das Fingerspitzengefühl und eine klare Strategie erfordert. Wer hier Fehler macht, riskiert nicht nur, das Geld nicht zurückzubekommen, sondern auch die Beziehung zum Schuldner zu verschlechtern. Zwei Fehler treten dabei besonders häufig auf – und lassen sich mit der richtigen Vorgehensweise vermeiden.

Fehler 1: Kommunikation aus Emotionen heraus

Wenn Rechnungen nicht bezahlt werden, steigt oft die Frustration. Gerade Unternehmer und Selbstständige, die viel Herzblut in ihre Arbeit stecken, reagieren manchmal gereizt oder sogar wütend auf säumige Zahler. Dies führt jedoch selten zum gewünschten Erfolg.

Warum ist das ein Problem?

• Schuldner fühlen sich angegriffen und blockieren die Kommunikation.

• Emotionale Vorwürfe führen nicht zur Zahlung, sondern oft zu Gegenwehr.

• Das Vertrauen zwischen Gläubiger und Schuldner kann dauerhaft beschädigt werden.

Besser machen:

• Bleibe professionell und sachlich – auch wenn es schwerfällt.

• Nutze eine neutrale Sprache und vermeide Vorwürfe.

• Frage freundlich, aber bestimmt nach dem Grund der Verzögerung und biete Lösungen an.

Ein Beispiel für eine gelungene Formulierung wäre: „Guten Tag Herr/Frau X, ich wollte mich erkundigen, ob es ein Problem mit der Rechnung gibt. Falls Sie Unterstützung bei der Zahlung benötigen, lassen Sie es mich wissen.“

Fehler 2: Zu spätes und inkonsequentes Nachfassen

Viele Unternehmen zögern zu lange, bevor sie eine unbezahlte Rechnung ansprechen. Oder sie schreiben einmal eine Mahnung und lassen es danach ruhen. Das signalisiert dem Schuldner, dass er Zeit hat – oder vielleicht sogar gar nicht zahlen muss.

Warum ist das ein Problem?

• Schuldner priorisieren oft Forderungen, bei denen sie den größten Druck verspüren.

• Je länger die Zahlung aussteht, desto unwahrscheinlicher wird es, das Geld noch zu bekommen.

• Fehlende Konsequenz zeigt, dass die Forderung nicht ernst gemeint ist.

Besser machen:

• Setze klare Zahlungsziele und erinnere zeitnah.

• Verwende eine strukturierte Mahnstrategie: Erst eine freundliche Zahlungserinnerung, dann eine deutliche Mahnung, schließlich ein Hinweis auf rechtliche Schritte.

• Bleibe konsequent: Wenn du eine Maßnahme ankündigst, ziehe sie auch durch.

Ein Beispiel für eine effektive zweite Mahnung: „Sehr geehrter Herr/Frau X, leider haben wir noch keinen Zahlungseingang zur Rechnung XY feststellen können. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum TT.MM.JJJJ. Sollte die Zahlung bis dahin nicht erfolgen, müssen wir weitere Schritte einleiten.“

Fazit

Die Kommunikation mit Schuldnern erfordert eine klare Strategie: Sachlichkeit und Konsequenz sind die Schlüssel zum Erfolg. Wer seine Emotionen unter Kontrolle hält und nicht zu lange wartet, erhöht die Chancen erheblich, sein Geld zu bekommen – und bewahrt gleichzeitig eine professionelle Geschäftsbeziehung.